Почему бизнес отказывается от турагентств в пользу IT‑решений

Пока вся страна вынужденно отказалась как от личных поездок, так и от командировок, есть время изучить решения и перейти на подходящее.
Раньше командировки организовывали 2 способами: через тревел‑агентства или поручали сотруднику самому купить билеты и номер в отеле. Но эти способы отнимают много времени, денег и препятствуют автоматизации. Поэтому бизнес переходит на современный способ — онлайн-решения.
Совместно с лидером российского рынка*, Smartway, сравним подходы и расскажем, как экономить время и деньги на командировках.
*По скорости роста, согласно исследованию РБК

1

Что за онлайн-решения и чем они лучше?

Это платформы, которые напоминают привычные сайты для покупки билетов и проживания в отеле. Вы вводите направление, даты и получаете все доступные варианты по лучшим ценам. При этом бизнес получает и другие необходимые услуги онлайн: тревел-поддержка 24/7, инструменты согласования и контроля расходов, закрывающие документы и безналичная оплата с расчетного счета.

Отличие от сайтов бронирования. Платформы работают по договору и предоставляют компаниям документы для бухгалтерской и управленческой отчетности. А встроенные инструменты контроля расходов и согласования помогают регулировать расходы и не переплачивать. Еще сервисы для бизнеса поддерживают корпоративные программы лояльности авиакомпаний — это позволяет получать специальные условия и экономить до 10%.

Отличие от тревел-агентств. Во многом прибыль агентства формирует комиссия от стоимости билета или отеля, поэтому им выгоднее продавать дорогие варианты, даже если есть дешевле. В сервисе вы видите все доступные предложения, а не только предложенные менеджером, а значит, не пропустите выгодный вариант. Еще покупка через сервис быстрее и удобнее: не нужно созваниваться или переписываться с менеджерами и ждать обработки заявки, а человеческий фактор — самая распространенная причина денежных потерь — полностью исключен.

Посмотреть, как работает платформа, и сравнить цены вы можете в бесплатной демоверсии Smartway.today

2

А теперь поподробней: в чем преимущества платформы перед агентствами?

Работа через онлайн-сервисы зачастую выходит дешевле и удобнее. Вот три главных преимущества.

1. Стоимость билетов и отелей. Платформы подключаются к десяткам поставщиков и сравнивают цены в режиме реального времени. В выдаче вариантов клиенты получают лучшую цену на конкретный билет или номер в отеле. Особенно это актуально для отелей — цены у разных поставщиков могут отличаться на 10-15%. Агентство, наоборот, заинтересовано продать самый дорогой вариант, чтобы получить дополнительную комиссию. Поэтому часто клиентам не предлагают выгодные предложения.

2. Стоимость услуг. У агентств высокие операционные расходы. Они получают заявки по email или телефону, и каждая заявка требует времени сотрудника: он должен ее прочитать, связаться с клиентом, уточнить детали, подобрать варианты, согласовать, выкупить и отправить ваучеры. Минимальная себестоимость покупки одного билета — 200 рублей, этот расход покрывают за счет клиента. Благодаря автоматизации онлайн-платформам не нужно содержать огромный штат. Операционные расходы ниже, соответственно, стоимость услуг тоже.

3. Возможность интеграции. Сервис хранит данные по сотрудникам и поездкам централизованно на онлайн-серверах, поэтому компании могут интегрироваться с платформой. Например, можно подключить интеграцию с учетной системой и автоматически передавать в систему информацию для создания авансовых отчетов. Агентства в лучшем случае хранят информацию в Excel-файлах или CRM-системах, в худшем — в личном блокноте менеджера. Об автоматической передаче данных из одной системы в другую не может быть речи.


У Smartway вообще нет сервисных сборов и комиссий за покупку. Клиенты платят только фиксированную абонентскую плату, от 4900 рублей в месяц, за доступ к сервису. В нее входит безлимитное бронирование, тревел-поддержка 24/7, закрывающие документы по поездкам, управленческая аналитика. Также есть бесшовная интеграция с «1С: Бухгалтерией», на очереди решение с «1С:ERP». По открытому API можно настроить интеграцию с решениями от любых других вендоров.

3

Почему отдать поездки на откуп сотрудникам тоже не лучший вариант?

1. Сотрудники часто выбирают сервисы с персональным кешбэком, а это невыгодно для компании. Кешбэк всегда формируется из комиссии продавца. Если кто-то возвращает 5%, значит, вы переплатили как минимум 7%.

2. Компания теряет бонусы от авиакомпаний, которые предлагают выгодные корпоративные программы лояльности. Это дополнительные бонусы от авиакомпаний в дополнение к привычным милям. Например, с «Аэрофлотом» бизнес экономит до 3%, с S7 Airlines — до 10%.

3. Иногда из командировки привозят «левые» чеки из гостиниц, чтобы получить больше, чем потратили в поездке.

4. Менять и сдавать билеты, купленные сотрудником самостоятельно, дорого. В среднем сервисный сбор за обмен билета — 1000 рублей. Так как даты чаще всего меняются исходя из задач компании, то деньги на обмене также теряет бизнес.

5. Путешественники периодически теряют чеки и посадочные талоны. Собирать документы у сотрудников после поездки — головная боль любого бухгалтера.

В b2b-платформах эти вопросы решены просто — услуги оказывает одна компания, и документы предоставляет она же. А оплата по счету гарантирует, что сотрудник не «смухлюет» при покупке билетов или отеля.

Необязательно менять процессы в компании, если сотрудники привыкли самостоятельно покупать билеты. В Smartway есть мультидоступ для сотрудников — вы просто создаете ограничения, чтобы сотрудники не тратили деньги на лишнее.

4

Как реализован контроль затрат на командировки?

При бронировании поездок через агентство кто-то должен следить за соблюдением тревел-политики компании. Одним сотрудникам можно летать бизнес-классом, другим — нет, одним можно бронировать пятизвездочные отели, другим — нет и так далее. Онлайн-сервисы дают инструменты для автоматического контроля соблюдения корпоративных правил. Система просто не даёт приобрести билет или номер в отеле, если он не соответствует правилам компании.

Хотите, чтобы сотрудники согласовывали каждую покупку, — это настраивается просто. Вместо кнопки «Купить» сотрудник увидит кнопку «Отправить на согласование». Руководитель получит письмо с деталями поездки и сможет согласовать или отказать прямо из письма.

В Smartway более 15 настроек, а также поддержка сложных согласований. Компания с любой внутренней структурой может настроить сервис под себя для комфортной работы.

5

Что делать, если в компании есть тревел-менеджер, который заказывает билеты для сотрудников?

Вы даете доступ только сотрудникам, которые отвечают за организацию поездок для всей компании: тревел-менеджеру, секретарю, ассистенту. Так делают 50% клиентов Smartway.

В этом случае менеджеры самостоятельно покупают для сотрудников билеты и номера. Это намного удобнее, чем бесконечные переписки с агентством или звонки по телефону. Плюс вся информация по поездкам хранится централизованно, доступны отчеты, интеграции и удобные условия по оплате.

6

Что с закрывающими документами?

В онлайн-сервисе счета, акты, реестры и бланки билетов формируются автоматически. Все документы всегда доступны в личном кабинете и при необходимости разделяются по кост-центрам. Компания может настроить автоотправку документов на email бухгалтерии и всегда получать их вовремя. Разумеется, это не исключает отправку оригиналов «Почтой России» два раза в месяц.
У Smartway прямая интеграция с «1С: Бухгалтерией», с ее помощью информация о купленных билетах автоматически подгружается к авансовым отчетам. В первом полугодии 2020 года выходит интеграция с «1С:ERP». По открытому API можно настроить интеграцию с любыми другими учетными системами.

7

А если что-то случится, куда обращаться?

Агентства выделяют на компанию персонального менеджера, и это не всегда хорошо. Помощь может понадобиться в любой момент, но один менеджер не работает 24 часа в сутки — у него выходные, отпуск и больничный, он может уволиться. Персональный менеджер — это миф, который помогает продавать агентствам свои услуги. Более того, это еще один человеческий фактор и дополнительные риски, если сотрудник уволится или заболеет.

В онлайн-решениях информация об обращениях клиентов хранится в бэкофисе. Когда компания пишет в поддержку, менеджер сразу видит историю переписки, комментарии по предыдущим запросам и другую необходимую информацию. Сотруднику компании не приходится каждый раз объяснять ситуацию, решения всегда учитывают предыдущий опыт.

Кроме стандартных ситуаций, типа «опоздал на самолет», поддержка обрабатывает сложные запросы. Нестандартный запрос, который периодически решает Smartway, — аренда вертолета

8

Как подключить?

Решение подключается просто — не нужно скачивать и устанавливать отдельные программы, сервис работает в интернете. Вы просто вводите на сайте логин и пароль и заходите в личный кабинет, где подбираете и оплачиваете нужные услуги. Для удобства можно скачать мобильное приложение и организовывать деловые поездки из любой точки, где есть доступ к сети, — по дороге на работу, в кафе во время обеда или прямо в аэропорту.
Получите демо-доступ к Smartway и попробуйте решение бесплатно.